Pizza für Manager

Corona hat auch für gewisse Zeit den allgemeinen Appetit verdorben. Was nicht nur Menschen betraf, die in diversen Lockdowns nur noch geringen Hunger verspürten. Arbeitskräfte wiederum mussten eine strategische Hungerkur ertragen. Denn in Unternehmen wurden Geschäftsreisen und  Veranstaltungen aufgrund der unsicheren Zukunft über Nacht in die Garage gerollt. Sehr zum Mißfallen verwöhnter Fachkräfte, denen damals meist bloß noch Kaffeemaschine und Kantine geblieben sind. Statt interner Feierlaune oder fröhliche After Work-Geselligkeit.

Jetzt aber ist die Pandemie endlich Geschichte und der Normalzustand kehrt wieder ein. Auch in Betrieben gewinnt der gewohnte Alltag sukzessive die Oberhand. Deshalb befinden sich Businesstrips aktuell ebenfalls im Aufwind. Laut Experten sollen bald wieder so viele Manager wie vor dem Ausnahmezustand im Flieger, Bus oder Auto Platz nehmen. Unterwegs zu Meetings, Niederlassungen oder Messen, wo dann auch die Nahrung eine Rolle spielt.

Schließlich mögen selbst bewegliche Manager Cocktails, feines Essen oder Take Away-Pizza nach getaner Arbeit. Schmalhans ist jetzt auch nicht mehr Küchenmeister in den Chefetagen, die Verköstigung des Personals scheint ins Lot zu kommen. Eine Auswertung von SAP Concur macht deutliche Erholung sichtbar bei jenem monetären meist massiv unterschätzten Faktor. Laut dem Software-Anbieter für Geschäftsreisen-Management hat das Investment für Events und Bewirtung 2023 im globalen Vergleich zu 2019 um durchschnittlich 13 Prozent zugelegt.

Spendabler Mittelstand

Solche konkreten Zahlen liefern die Spesen sowie Reisekostenabrechnungen von internationalen SAP Concur-Kunden, erfasst in den Jahren 2019 und 2023. Mittelständische Firmen verzeichnen dabei für das vergangene Jahr stattliche 42 Prozent mehr finanzielle Aufwendungen als noch vor vier Jahren. Bei Großunternehmen sind diese Kosten mit sechs Prozent hingegen nur sanft in die Höhe geklettert. Das könnte sich ändern, sollte das Home Office als überholte Anti-Virus-Maßnahme weiter signifikant an Bedeutung verlieren.

Denn viele Angestellte sind endgültig an den Arbeitsplatz zurückgekehrt und frönen dort dem sozialen Betriebsleben. Was die Führungsriege offensichtlich goutiert, denn die Unternehmen unterstützen dieses Verhalten ebenso durch Teambuilding-Maßnahmen. Dazu zählen gemeinsames Bowling oder ein Abend im trendigen Escape-Room. Für solche Erlebnisse muss aber Kleingeld in der Kasse sein. Gepaart mit der Inflation und einer generell höheren Nachfrage für Geschäftsevents verursachen solche Vergünstigungen sehr schnell merklich höhere Kosten. 

Kleine und mittlere Betriebe gaben demnach im letzten Jahr 36 Prozent mehr aus für derartige interne Aktivitäten. Vor der Pandemie lag der durchschnittliche Betrag noch bei rund 114 Euro. 2023 erreichte die Summe pro Spesenaufstellung und Reisekostenvergütung bereits 146 Euro. Diese Tendenz macht sich gleichermaßen in Sachen Bewirtung bemerkbar, die von 40 auf 52 Euro pro Abrechnung gestiegen ist. Auch in dieser Hinsicht liegen Mittelständler mit rund 61 Euro weit über dem Durchschnitt und löhnten 2023 fast doppelt so viel wie vor Covid-19.

Lockmittel Mittagessen

Eine Ursache dieser auffälligen Entwicklung dürften laut SAP Concur unterschiedliche Reisekostenrichtlinien sein. Auch die Vorschriften darüber, welche Ausgaben abgerechnet werden dürfen oder eben nicht, bieten sich als Antwort an. Das Vorgehen könnte sich etwa darin unterscheiden, ob Pauschbeträge oder tatsächliche Kosten zur Vergütung gelangen. Manche Unternehmen akzeptieren außerdem höhere Spesenabrechnungen oder nutzen gemeinsame Mittagessen, um ihre Schäfchen zurück ins Büro zu locken. Bekanntlich gehen aber auch Verwöhneinheiten mit der Zeit ganz ordentlich ins Geld. 

Trotzdem behalten viele Betriebe die Spendierhosen an. Sogar die Teuerung scheint keineswegs an der Laune zu knabbern. „Für 2024 erwarten wir einen weiteren Anstieg der Ausgaben für Bewirtung. Umso wichtiger ist es für Unternehmen, über Ausgabenrichtlinien und Möglichkeiten zur Kostenrückerstattung zu informieren. Intelligente Lösungen können Prozesse für Mitarbeiter erleichtern und Finanzteams entlasten. Technologien automatisieren Prüfvorgänge und erkennen Fehler in Belegen. Das spart Zeit und stellt auch die Einhaltung der Compliance sicher”, sagt Elena Parker, Senior Vice President, SAP Intelligent Spend & Business Network für Mittel- und Osteuropa.

Wenn dann alles in richtigen bürokratischen Bahnen verläuft, freut sich auch die Gastronomie. Denn die Rückkehr zu internen Events inklusive Bewirtung befeuert auch wieder jene guten Geschäfte, an die während der Pandemie nicht zu denken war. Doch jetzt stehen Weihnachtsfeiern, Einladungen von Businesspartnern oder gemeinsame Exkursionen zum Heurigen wieder auf dem Programm. Sollten Firmen tatsächlich in ihre Taschen greifen für solche Goodies, birgt das gute Aussichten für Restaurants, Clubs, Beisln und Luxuslokale, die noch massiv an ökonomischen Folgen von Corona laborieren.

Latente Unsicherheit

Trotz des aufkeimenden Optimismus legen dennoch auch Stolpersteine auf dem Weg. Niemand kann mit dem Blick auf die multiplen Krisen der Gegenwart mit Bestimmtheit sagen, in welchem Zustand die Wirtschaft in nächster Zeit sein wird. Die Unsicherheit ist zum stetigen Begleiter in den Chefetagen mutiert, wo die Entscheider sehr vorsichtig agieren. Trotz vollmundiger Absichtserklärungen sieht die Realität hinter den Fassaden oft anders aus. „Falls es eng wird, sind gewisse Investments trotz aller schönen Sprüche schnell vom Tisch. Bewirtung gehört definitiv in die Kategorie“, weiß der Finanzchef eines Großkonzerns.

Was gestrenge Shareholder mit einem Kopfnicken quittieren dürften. In jedem Fall sinkt die Zahl an Büro-Stubenhockern, belegt eine deutsche Umfrage von Blacklane. Der Anbieter von Chauffeurdiensten ortet eine Flexibilisierung der Arbeitszeiten und eine Zunahme mobiler Beschäftigung. 33 Prozent der Mitarbeiter geben nämlich an, dass sie unterwegs mehr arbeiten als vor der Pandemie. Lärm und eine fehlende Internetverbindung empfinden sie dabei als besonders hinderlich. 72 Prozent versenden E-Mails und arbeitsbezogene Nachrichten vor Beginn der offiziellen Arbeitszeit. 71 Prozent drücken lieber erst nach dem Dienstschluß auf den vorgesehenen Knopf. 

Mit einem knurrenden Magen werden sich fleißige mobile Mitarbeiter kaum zufrieden geben. Sie können jedoch im Gegenzug die Börse ihres Brötchengebers schonen. Zumindest über den Wolken. „PriceCheck“ heißt das neue KI-gestützte Tool der Online-Reisesuchmaschine Kayak. Damit können Nutzer den Screenshot einer Flugroute hochladen, die sie bei einem beliebigen Anbieter im Web gefunden haben. Das Programm vergleicht dann prompt Hunderte von Websites für günstigere Alternativen. So bleibt dem Chef vielleicht mehr Geld für die Bewirtung.

Sensible Daten

Geschäftsreisende werden für Hacker immer interessanter. Deshalb rüsten nun viele Firmen auf gegen Cyberattacken.

In der Regel sind Geschäftsreisen sehr populär bei der Belegschaft. Aber es gibt digitale Störenfriede, die solche Trips in Alpträume verwandeln können. Mitarbeiter auf Achse und ihre mobilen Geräte geraten in den Fokus von Hackern. Heikle Daten, Betriebsgeheimnisse, wichtige Kontakte, Innovatioen – solch sensible Beute suchen Cyberangreifer, um damit stattliches Geld zu lukrieren. An Abnehmern für heikles Diebesgut herrscht kaum Mangel.

Dann bieten ungeschützte Systeme jene Einfallstore, die Kriminellen ihr schändliches Tun bis hin zur Sabotage erleichtern. Die Gefahr ist den Entscheidern heute überaus bewusst, belegt eine Untersuchung von „Chefsache Business Travel“, einer Initiative von Travel Management Companies im Deutschen Reiseverband. So schätzen rund zwei Drittel das Risiko solcher Übergriffe als hoch ein. 75 Prozent der Geschäftsreisenden werden vom Arbeitgeber in hohem Maß über Risiken aufgeklärt. 

Was dringlich nötig ist. Mitarbeitende stellen schließlich eine potenzielle Schwachstelle dar, die von den Gaunern oft genutzt wird. Bewusstsein für Gefahren und Schutzmechanismen ist daher von elementarer Bedeutung auch zur umfassenden Absicherung im gesamten Betrieb. 63 Prozent der Befragten schätzen hier das Risiko von Hacker-Offensiven als hoch ein. Nur acht Prozent messen dem Umstand sehr geringe Bedeutung bei. Tendenziell stufen Fachkräfte aus Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern die Gefahren während Geschäftsreisen deutlich höher ein als ihre Kollegen aus kleineren Betriebe. 

Allfälliges Wissen um die Thematik kommt keinesfalls von ungefähr: 76 Prozent der Befragten gaben an, dass sie in hohem Ausmaß über die Cyberrisiken auf  Reisen aufgeklärt werden. Nur drei Prozent der Verantwortlichen bleiben untätig. Weiters forcieren neun von zehn Firmen regelmäßig IT-Schulungen zu Verhaltensregeln sowie spezielle Trainings mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Zu allgemeinen bekannten Angriffsmethoden wie Phishing und Spam informieren Organisationen mit über 500 Mitarbeitenden mehr als Betriebe mit weniger Angestellten. 

Gezielte Vermittlung von Know-How stößt aber auf positive Resonanz. Rund neun von zehn Befragten empfinden es als wichtig,

Kenntnisse über elektronische Stolpersteine zu erhalten. Lediglich einer von zehn Mitarbeitern erachtet das als nicht relevant. Für 62 Prozent der Vielreisenden mit mehr als drei Reisen im Monat sind solche Hinweise sehr bedeutsam. Für 48 Prozent der Teilnehmer mit ein bis zwei Geschäftsreisen im Monat ist Spezialwissen „eher wichtig“. 

Tillmann Zietz, Director Account Management DACH & UK von Egencia, Online-Plafform für Geschäftsreisen: „Es ist ein ermutigendes Zeichen für verantwortungsbewusste Unternehmensführung. Die Geschäftswelt ist sich der Herausforderungen bewusst ist, die mit Cybersicherheit auf Reisen einhergehen und ergreift Maßnahmen, um sich, Mitarbeiter und nicht zuletzt sensible Daten zu schützen.“